Funciones y características
Alumnos
Gestiona y controla todos los alumnos de tu centro
Profesores
Gestiona el personal docente de tu empresa
Oferta académica
Gestiona y planifica tus cursos y grupos
Asistencia y docencia
Gestiona y verifica la impartición y asistencia a clase
Calificaciones
Califica y entrega boletines de notas a tus alumnos
Campus virtual
Lugar todo en uno para enseñar y aprender (requiere aGora.connect)
Otros productos y servicios
Gestiona productos y servicios no académicos
Solicitudes
Realiza el seguimiento de solicitudes de información
Ofertas online
Prepara ofertas en línea para inscripción en cursos o venta de productos y servicios (requiere aGora.connect o aGora.enrollMe)
Agenda y tareas
Lleva el control de tu agenda
Privacidad (protección de datos)
Seguimiento y tratamiento para gestionar la protección de datos personales.
Otras funciones comerciales
Gestión de emails y SMS, control de calidad...
Empleados
Gestiona y controla los empleados de tu centro
Clientes
Gestiona y controla los clientes de tu empresa
Preinscripciones
Gestiona preinscripciones a tus cursos y grupos
Matriculación
Gestiona todo el proceso de matriculación
Ventas
Gestión de ventas de productos y servicios no académicos
Ingresos y cobros
Gestión de adeudos, cobros, facturas,...
Gastos y pagos
Gestión de gastos, gastos de personal, cobros,...
Tesorería
Control de caja y cuentas bancarias
Firma electrónica
Añade firma electrónica a tu aGora ERP (requiere aGora.SignRequest)
Consultas y estadísticas
Cientos de consultas y estadísticas
Gestor de impresos
Diseña y personaliza tus impresos
Cinta de opciones
Interfaz sencillo e intuitivo
Ventanas de lista
Ordenación múltiple, agrupación de datos,...
Géstiones avanzadas
Todos los datos a tu alcance
Asistente
Ayuda para la configuración inicial
Generador de extensiones
Crea subprogramas, consultas y estadísticas personalizadas
Integración con terceros
Integra u aGora ERP con otros servicios
Configuración
Panel de control y baremos
Seguridad
Grupos de usuarios, permisos,...
Mantenimiento
Copia de seguridad, compactación,...
Ayuda y soporte
Manual, ayuda contextual y servicio de soporte
Alumnos
Ficha de alumno
Controla y gestiona la ficha de los alumnos de tu centro. Podrás introducir sus datos personales, además muchos otros personalizables a tu gusto, como sector de procedencia, origen de contacto o nivel de estudios.
Expediente del alumno
Imprime con un solo clic un expediente personalizado del alumno, con los grupos a los que asiste, los adeudos que se le han emitido, sus datos de asistencia,...
Carné del alumno
Diseña e imprime con un solo clic carnés para los alumnos de tu centro.
Gestión de alumnos
Gestiona desde la ventana de gestión avanzada todos los datos relativos a cada alumno de tu centro. Desde una misma ventana podrás consultar la cantidad que te debe un alumno, cobrar los adeudos pendientes, realizarle una nueva matrícula, consultar sus asistencias o ver a que grupos asiste, entre otras muchas cosas.
Profesores
Ficha de profesor
Controla y gestiona la ficha de los profesores de tu centro. Podrás introducir sus datos personales, indicar su disponibilidad horaria o indicar las asignaturas que puede impartir, entre otras cosas.
Gestión de profesores
Desde la ventana de gestión avanzada de profesores, controlarás de forma completa el personal docente de tu centro. Podrás ver de forma sencilla y desde una misma ventana los alumnos vinculados al profesor, los grupos que imparte o el calendario del profesor entre otras muchas cosas.
Expediente del profesor
Podrás imprimir con un solo clic el expediente personalizado de cada profesor, con los grupos que imparte, sus datos de docencia y los estudiantes a los que imparte clase, etc.
Cálculo del coste del profesor
El programa te ofrece varias herramientas para el cálculo del coste de un profesor, partiendo de los datos de docencia y a partir de un coste por importe fijo por hora impartida o un porcentaje de los ingresos de los cursos que imparte.
Oferta académica
Cursos
Con aGora puedes crear y gestionar los cursos que oferta el centro de forma sencilla.
Grupos
Para configurar de forma completa la oferta académica puedes crear uno o varios grupos para cada uno de los cursos. Los cursos se ofrecen a los alumnos en diferentes fechas y lugares. Cada una de estas realizaciones del curso, será un grupo. Gracias a los grupos puedes crear matrículas, definir plannings, imprimir calendarios o controlar la asistencia, entre otras cosas.
Aulas
Con aGora puedes gestionar las aulas y llevar el control de los límites de disponibilidad de plazas en función de su capacidad.
Plannings
Podrás planificar la oferta académica, creando los grupos que se van a impartir en tu centro con un entorno sencillo, ágil e intuitivo similar a la agenda de Microsoft® Outlook®.
Calendarios
Entrega horarios personalizados a tus alumnos o cuelga el horario de un aula en su puerta con un sólo clic. El programa permite ver e imprimir los horarios personalizados de un grupo, un alumno, un cliente, un profesor, un aula,...
Disponibilidad
Con aGora puedes controlar y visualizar la disponibilidad de tus profesores y tus aulas.
Asistencia y docencia
Verificación de docencia
Nunca ha sido tan fácil verificar y controlar las clases que imparte cualquiera de tus profesores. El programa genera de forma automática los registros de docencia y sólo tendrás que supervisar el proceso verificando esos registros.
Gestión de docencia
Una vez verifiques los registros que genera de forma automática aGora, podrás consultar y modificar los que desees.
Verificación de asistencia
Resulta muy sencillo llevar el control de las asistencias de los alumnos a clase con el sistema de generación automática de registros que realiza aGora. Sólo tendrás que supervisar las excepciones.
Gestión de asistencia
Ya verificados los registros de asistencia que genera de forma automática aGora, podrás consultar y modificar los que desees.
Partes de asistencia y de docencia
Mediante el gestor de impresos, aGora te ofrece varios partes de asistencia (diarios, semanales y mensuales) y de docencia (semanales y mensuales) que podrás personalizar a tu gusto.
Informes de asistencia
Entrega informes personalizados de asistencia a los alumnos, informándoles de las faltas de asistencia en las que han incurrido.
Pasar lista desde el móvil
Con la extensión aGora.connect los profesores pueden gestionar la asistencia a sus clases desde cualquier dispositivo con internet (su móvil, tablet, etc.). Podrán indicar si un alumno ha faltado, si ha llegado tarde, el motivo de la ausencia o incluso un resumen de la sesión y observaciones sobre cada alumno. Toda esa información introducida por los profesores se sincronizará con aGora.
Aviso y justificación de faltas
Con la extensión aGora.connect podrás avisar automáticamente por email y mediante notificación web a los clientes asociados a un alumno (sus padres, su empresa, ellos mismos, etc.) cuando éste falte a clase. Los clientes por su parte, podrán remitir una justificación para las faltas de asistencia de sus alumnos o los alumnos para las suyas propias si así lo permitimos.
Calificaciones
Sistema personalizable
Es sencillo personalizar las evaluaciones y calificaciones y registrar en aGora el histórico de las notas de los alumnos.
Calificaciones con conceptos
Las calificaciones pueden ser introducidas teniendo en cuenta diferentes conceptos para cada una de las asignaturas, como comprensión oral, dictado o comportamiento. Estos conceptos puedes personalizarlos a tu gusto.
Boletines de notas
Imprime y entrega al alumno boletines de notas que podrás diseñar a tu gusto con la ayuda del gestor de impresos de aGora.
Listados de notas
Además de los boletines de notas, podrás imprimir con pocos clics, listados de notas para poder colgarlos en el tablón de anuncios de tu centro.
Diplomas y certificados
Entrega diplomas a tus alumnos y certificados a tus profesores. Diséñalos a tu gusto de forma rápida.
Califica y publica notas en línea
Con aGora.connect los profesores pueden calificar a sus alumnos en cualquier lugar (en casa, en el aula, etc.) desde cualquier dispositivo con un navegador y acceso a Internet (su móvil, tablet, portátil...). Además, las notas se pueden publicar para que los alumnos y sus clientes las puedan consultar y descargar los boletines asociados desde la web.
Aviso y firma de calificaciones
Contratando la extensión aGora.connect podrás avisar automáticamente por email y mediante notificación web a los clientes asociados a un alumno (sus padres, su empresa, ellos mismos, etc.) cuando publiques una nueva calificación. Los clientes, por su parte, podrán firmar en línea las calificaciones de sus alumnos o los alumnos las suyas propias si así lo establece el centro.
Campus Virtual (requiere aGora.connect)
Aulas virtuales
Podrás crear aulas virtuales en las que tus docentes podrán poner deberes, calificarlos, subir material (video, imágenes, documentos, etc.), comunicarse con los alumnos, etc. Tus alumnos tendrán todas sus tareas mejor organizadas y se involucrarán más. Además, si vinculas el aula a un curso, grupo o sesión la aplicación se encargará de dar de alta y de baja los alumnos o profesores del aula de manera automática.
Clases en línea
Podrás ofrecer aprendizaje en línea a tus alumnos. Añade al calendario sesiones online de tus aulas virtuales o realiza en línea las clases de los horarios sincronizados con aGora. Los alumnos podrán unirse a sus clases online desde su propio calendario en aGora.connect. Además, el sistema registrará la asistencia/ausencia de los alumnos a las clases realizadas.
Gestión documental en línea
Organiza toda la documentación del centro en ámbitos y carpetas online. Puedes subir un documento al ámbito de Profesores (para un solo profesor o para todos los del claustro), al ámbito de Alumnos (para todos o solo uno seleccionado), al ámbito de un Grupo (para todos sus profesores y alumnos, solo para los profesores, solo para un alumno etc.), etc.
Gestión de productos y servicios
Gestión de productos y servicios
Gestiona con aGora tanto los productos que pueda vender el centro (libros, DVDs, ordenadores, ...), como aquellos servicios no académicos que pueda ofrecer (traducción, transporte, alquiler de aulas, ...).
Gestión de stocks
Puedes utilizar aGora para controlar tu almacén, registrando las entradas (adquisiciones) o salidas (ventas) de productos.
Regularización de stocks
Podrás realizar regularizaciones de stock cuando realices inventario y éste no concuerde con lo registrado en la aplicación.
Peticiones de productos
La aplicación te permite gestionar las necesidades de compras de material que les puedan surgir a los empleados del centro.
Préstamo
Con aGora llevarás un completo control de préstamos de productos. Podrás cobrar los préstamos, gestionar las fechas de entrega, saber el alumno que tiene un libro concreto o controlar retrasos en las devoluciones entre otras cosas. El stock de productos se tiene en cuenta cuando realizas un préstamo y se actualiza de forma automática tras una devolución.
Préstamo a empleados
Además de prestar material a clientes, con aGora podrás realizar estas operaciones con el personal de tu centro. Así, por ejemplo, podrás controlar en que aula y hasta que hora estará un proyector.
Solicitudes
Centralización de solicitudes
Mediante el gestor de solicitudes de aGora, puedes centralizar en un mismo entorno y con un sencillo interfaz, todas las solicitudes de información que recibe tu centro desde cualquier parte. Además, la gran potencia del gestor te permitirá trabajar con miles de solicitudes de forma simultánea.
Seguimiento de solicitudes
Realiza un completo seguimiento comercial de los clientes o alumnos que se interesan por alguno de tus cursos. Registra de forma sencilla y con todo detalle todas tus acciones (llamadas, envíos de emails o SMS, reuniones, ofertas, ...).
Importación de solicitudes
Con aGora se podrán importar solicitudes de otros portales mediante un sencillo asistente. La aplicación incorpora plantillas de Microsoft® Excel®, mediante las cuales la importación desde otros portales se realizará con unos pocos clics.
Introducción manual de solicitudes
El programa también permite la introducción de solicitudes de forma manual, de modo que también se podrán gestionar aquellas solicitudes que tu centro recibe desde tu website, por teléfono o a partir de la visita de un cliente potencial a tu centro.
Exportación de solicitudes
Además de importar solicitudes, aGora permite exportarlas a Microsoft® Excel® con un solo clic de ratón.
Marketing mediante email y SMS
Con aGora puedes enviar emails y SMS con información combinada de manera masiva y automatizada. Incorpora un editor de emails que permite el envío en formato HTML, además de incorporar una gestión de plantillas de emails para guardar aquellos emails que se envían habitualmente. El envío de SMS se realizará conectando con la plataforma Essendex© o Clickatell™, que ofrece unos precios más que atractivos. Tanto los emails como los SMS pueden personalizarse, incluyendo por ejemplo de forma automatizada el nombre del destinatario.
Carpetas inteligentes
Mediante el gestor de solicitudes de aGora puedes organizar las mismas mediante carpetas de búsqueda. Estas carpetas harán mucho más sencillo trabajar sobre todas aquellas solicitudes nuevas, contactadas, matriculadas o descartadas. Además, puedes crear nuevas carpetas personalizadas, en las que aparecerán de forma directa las solicitudes que cumplan una serie de criterios. Por ejemplo, las recibidas para un curso concreto desde una determinada provincia y durante los últimos 3 meses.
Integración con formularios web de contacto
Además, si dispones de la extensión aGora.webLeads podrás recibir y centralizar en aGora todas las solicitudes de información que lleguen a tu centro educativo desde los formularios de contacto de tus páginas web o desde los principales portales educativos.
Ofertas online (requiere aGora.connect o aGora.enrollMe)
Matricula o vende en línea con aGora
Prepara ofertas en aGora ERP para la inscripción en línea a tus cursos o para la venta de tus productos y servicios que podrás enviar a tus clientes. Ellos podrán acceder a un formulario web desde el que podrán introducir sus datos y completar a través de Internet el proceso de inscripción o compra.
Envío de ofertas
Cada oferta que crees en aGora tendrá una dirección web que podrás enviar a tus clientes o contactos desde la aplicación vía email o SMS. El enlace que recibirán permitirá acceder a un formulario web en el que podrán introducir sus datos y aceptar en línea la oferta enviada.
Vende desde tu página web
Podrás copiar el enlace generado para cada oferta y publicarlo en tu propia página web para que cualquier visitante de la misma pueda acceder a esa oferta desde tus sitios web.
Personaliza los formularios de ofertas
Al crear una oferta en la aplicación deberás escoger que modelo de formulario de oferta se utilizará para la misma. Mediante aGora podrás crear tantos modelos como desees. En esos modelo puedes determinar que datos personales se solicitarán al cliente y de entre estos aquellos que será obligatorio que rellene.
Sincronizado con aGora ERP
Una vez aceptada la oferta online por parte de tu cliente o contacto, se sincronizará con aGora ERP, apareciendo en la aplicación como preinscripciones o preventas. Éstas se podrán validar y convertir en matrículas o ventas en firme con tan solo un clic.
Cobro de ofertas
Puedes configurar la oferta en aGora ERP de forma que se requiera el cobro en línea de un importe determinado, ya sea en concepto de gastos de matriculación y/o de primera cuota. En ese caso el cliente será redirigido a la pasarela de pagos Stripe™, dónde deberá realizar el mismo para poder completar el proceso de inscripción o pedido en Internet.
Agenda y tareas
Interfaz atractivo y ágil
La agenda de aGora presenta un interfaz sencillo, muy parecido al del calendario de Microsoft® Outlook®. Desde el mismo se puede visualizar, eliminar, modificar o crear de forma rápida eventos y citas. Arrastra y suelta citas a otro día, modifica la duración de un evento con pinchar y arrastrar desde los bordes, etc.
Agendas propia, comercial y completa
Con aGora, cada empleado de tu centro podrá tener su propia agenda. Además, la aplicación cuenta con una agenda especial del departamento comercial, donde se podrán gestionar en un mismo entorno todos los eventos de los empleados de ese departamento. También existe la agenda completa, en la que aparecerán los eventos y citas de todo tu centro.
Múltiples vínculos
Los eventos de agenda los puedes vincular a clientes, cursos, solicitudes o alumnos. De este modo, puedes, por ejemplo, tener un histórico de la agenda de un cliente determinado, o ver en un calendario los eventos vinculados con un curso concreto.
Eventos con aviso
Es posible marcar avisos o recordatorios para los eventos que desees. En estos casos, la aplicación muestra una ventana emergente, con los minutos de antelación que desees, indicando que tienes citas pendientes.
Eventos recurrentes
El programa también permite crear eventos de agenda recurrentes (que se repiten de forma periódica).
Gestión de tareas
En aGora puedes organizar todo tu trabajo diario de forma sencilla. Puedes saber en todo momento el estado de tus tareas, la prioridad de las mismas o la fecha prevista de finalización. Además, si dispones de aGora.connect podrás gestionar dichas tareas cómodamente desde cualquier dispositivo conectado a internet.
Reuniones online con clientes o entre profesores
Con la extensión aGora.connect podrás organizar reuniones online entre empleados o con clientes o alumnos seleccionados. Bastará con añadir al calendario online de aGora.connect una reunión online invitando a los empleados, alumnos o clientes que corresponda. Una vez organizada los invitados podrán unirse llegado el momento desde su propio calendario.
Agenda comparativa y agregada
Con aGora, podrás ver a la vez la agenda de varios empleados, y además hacerlo de modo conjunto (agregado en un mismo calendario) o de modo comparativo (por cada día del calendario aparecerán tantas columnas como empleados desees comparar). En este último modo podrás comparar las agendas y manipular los eventos de forma conjunta (trasladar eventos de una agenda a otra con sólo pinchar y arrastrar, copiar eventos de un empleado a otro, etc.).
Vistas de la agenda
La información que vemos en el calendario de la agenda, podrás personalizarla. Puedes ver la información en un calendario semanal, laboral (dejando fuera el día o días que definamos en las opciones como no laborales), mensual o diario, decidir cuál consideras el horario de jornada laboral o la escala de tiempo en la que quieres que el programa divida cada franja, entre otras muchas cosas.
Privacidad (protección de datos)
Seguridad en el tratamiento de datos
aGora ERP permite definir una política de seguridad a nivel de empresa, fortaleciendo las contraseñas de los usuarios.
Permisos por usuario
Es posible definir para cada usuario a qué datos tiene acceso total, acceso de sólo lectura o acceso denegado. En algunas tablas, cómo por ejemplo las de solicitudes de información, calificaciones o control de asistencia entre otras es posible definir acceso de lectura o completo, pero sólo a los datos vinculados al usuario. Por ejemplo, se podrá establecer que un usuario que es profesor, pueda tener acceso total tan solo a las calificaciones de los grupos que imparte.
Almacenamiento de documentos
Gracias a la gestión documental de aGora ERP, se pueden almacenar los documentos enviados y recibidos relativos a peticiones, consentimientos, revocaciones, etc.
Gestión de entidades principales
Gestión de la privacidad en solicitudes de información, empleados, alumnos y clientes.
Registro y gestión del consentimiento
Gestión y control del estado de todas las peticiones realizadas y recibidas. Se controla la base legal del tratamiento de datos (consentimiento, interés legítimo, contrato, ...), el estado de la obtención, fecha de aceptación, etc.
Derecho a la portabilidad
Posibilidad de exportar la información de las entidades (alumnos, clientes, solicitudes de información y empleados) a formatos estándar (Excel, PDF, RTF).
Otras funciones comerciales
Envío de emails
Gestiona de forma completa y sencilla el envío de emails a alumnos, clientes, empleados y proveedores. Podrás realizar envíos masivos con filtros personalizados y mediante campos combinados. Una avanzada herramienta de marketing a tu disposición.
Recepción de emails
Gestiona en aGora la recepción de emails de tus cuentas de correo eletrónico. El sistema los vinculará de forma automática a los alumnos, clientes y empleados que los han enviado.
Plantillas de email
Crea tantas plantillas como desees y reutilízalas cuantas veces quieras. Podrás diseñar atractivos emails con formato HTML usando el completo gestor de envíos que incorpora la aplicación.
Cuentas de email
Configura el programa para que utilice cualquiera de tus cuentas de correo electrónico.
Presupuestos
Crea, gestiona, diseña y entrega presupuestos con aGora.
Control de calidad
Gestiona el control de la calidad de los grupos que ofertas a tus clientes.
Envío de SMS
Realiza envíos masivos y personalizados con campos combinados a alumnos, clientes, profesores o proveedores. Avisa inmediatamente a un grupo de alumnos del retraso de una clase o a unos clientes sobre el inicio del curso en el que están interesados. El envío de SMS se realizará conectando con la plataforma Essendex© o Clickatell™, que ofrecen unos precios muy atractivos. Puedes consultar en todo momento el estado de los envíos de SMS realizados y el crédito disponible en Essendex© o Clickatell™.
Plantillas de SMS
Crea tantas plantillas de SMS como desees y reutilízalas cuantas veces quieras.
Llama desde aGora e identifica llamadas entrantes
Integra aGora con tu solución de telefonía IP (Skype™, Aircall©, etc.) y realiza llamadas directamente desde la ficha de alumno, cliente o personal. Además, si utilizas Aircall© podrás identificar los autores de las llamadas entrantes al descolgarlas y acceder a su ficha fácilmente. Nota: La versión cloud solo enlaza con Aircall©.
Envía comunicados masivos a clientes y alumnos
Con la extensión aGora.connect puedes enviar comunicados en bloque a tus alumnos, clientes o empleados, bien a todos ellos o bien a grupos seleccionados en base a criterios como los alumnos de un grupo, de un profesor, etc. Además, puedes combinar en una misma comunicación a varios tipos de destinatarios. Si quieres, puedes reforzar estos mensajes enviando una copia por email de los mismos.
Además, puedes programar una comunicación para que se envíe llegado un día determinado a una hora dada. Así, el centro o los profesores podrán planificar y programar con antelación los comunicados que se han de enviar próximamente a los alumnos o clientes.
Empleados
Gestión de personal
Gestiona todo el personal de tu centro con aGora. Podrás ver de forma sencilla todos los datos de tus empleados desde su ficha. Podrás consultar su dirección, ver su teléfono y enviarle un correo electrónico o un SMS,...
Gestión de comerciales
Podrás gestionar los empleados del departamento comercial de tu centro de forma sencilla. Podrás ver de un solo vistazo los adeudos emitidos de las matrículas que ha vendido un comercial, los clientes vinculados al mismo o las acciones que ha realizado para el seguimiento de solicitudes entre otras muchas cosas.
Clientes
Ficha de clientes
Controla y gestiona la ficha de todos tus clientes. Podrás introducir todos sus datos, desde su dirección o email hasta su número de cuenta bancaria o de tarjeta de crédito.
Gestión de clientes
Gestiona desde la ventana de gestión avanzada todos los datos relativos a cada uno de tus clientes. Desde una misma ventana podrás consultar la cantidad de adeudos que le has emitido, cuánto te debe, emitirle facturas, realizar cobros, hacer un seguimiento comercial, etc.
Empresas
Podrás diferenciar de forma sencilla entre cliente particular y cliente empresa.
Personas
Podrás añadir todas las personas que quieras a un cliente (especialmente indicado para clientes empresa), cada uno con sus datos personales, como teléfono, email, cargo, etc.
Direcciones
Puedes añadir todas las direcciones extra que desees a cada uno de tus clientes.
Preinscripciones
Reserva de plaza efectiva y sencilla
Las preinscripciones cubren la necesidad del centro de dar a sus clientes la posibilidad de reservar plaza en uno de sus cursos.
Permiten vincular a un alumno y a un cliente con un grupo, reservando efectivamente una plaza en dicho grupo para el alumno, que se hará efectiva en el momento en que la preinscripción se pase a matriculada.
Conversión manual o automatizada en matrículas
Las preinscripciones que se creen en aGora pueden ser transformadas automáticamente en matrículas si el usuario así lo desea, tomando los datos indicados en la preinscripción para completar su equivalente en la matrícula resultante. El usuario también podrá optar por copiar los datos pero revisar y cambiar lo que considere necesario antes de realizar la conversión completamente.
El orden es importante
Las preinscripciones guardan un orden dentro de un mismo grupo, permitiendo al centro identificar de forma fácil quien debería tener preferencia de entrada por haber realizado la reserva antes, y seguir dicho orden al convertir las preinscripciones en matrículas.
Integra con tus sistemas de inscripción en línea
Si dispones de la extensión aGora.enrollMe, podrás recibir directamente las preinscripciones realizadas en tu web en aGora ERP, sin que tus empleados tengan la necesidad de darlas de alta. Lo único que tendrás que hacer es validarlas y se convertirán automáticamente en matrículas.
En las matrículas generadas a partir de estas preinscripciones se registrará opcionalmente el cobro de los gastos inscripción y/o la primera cuota si así se indica en la inscripción generada en aGora.enrollMe.
Además, si tienes cuenta en Stripe™ podrás enlazar tu web de inscripción con nuestra pasarela de pago para pedir el pago en línea mediante tarjeta de crédito, de dichos gastos de inscripción y/o la primera cuota de la matrícula asociada, antes de terminar el proceso de inscripción.
Matriculación
Descuentos y recargos
El proceso de matriculación del programa permite aplicar descuentos o recargos predefinidos o personalizados para cada alumno en concreto. Además, el precio a cobrar por cada curso se puede modificar para una matrícula determinada, siendo el precio de los cursos sólo el predefinido por defecto, pudiendo adaptarlo en cada caso a tus necesidades o las de tus clientes.
Diversos tipos de liquidación
La aplicación contempla varios tipos de liquidación para las matrículas. Por ejemplo, podrás cobrar a los clientes mediante cantidades periódicas, establecer planes de vencimientos personalizados o cobrar por horas de clase asistidas o impartidas. Después, será aGora quien, con un sólo clic, se encargará de generar los adeudos de todas las matrículas.
Control automático de capacidad
El proceso de matriculación es más sencillo que nunca con aGora. La aplicación permite definir el máximo de plazas para cada grupo y gestiona de forma automática las mismas. Te avisará de ello cuando intentes matricular a un alumno de un grupo sin plazas, permitiendo que los apuntes automáticamente a una lista de espera.
Diferenciación de alumno y cliente
En aGora, se diferencia entre los alumnos (quienes asisten a los cursos) y los clientes (quienes pagan los cursos).
Impreso de matrícula
Personaliza el impreso de matrícula a tu gusto con el gestor de impresos de aGora.
Ventas de productos y servicios no académicos
Ventas
Con aGora podrás controlar y gestionar la venta de los productos (libros, vídeos,...) y servicios (traducciones, alquiler de aulas,...) no académicos que tu centro ofrece a sus clientes.
Planes de vencimientos
El programa permite crear todos los planes de pagos predefinidos que desee el usuario, de forma que el programa generaría los vencimientos que se deberían cobrar de forma sencilla y sin intervención del usuario. Sin embargo, este último puede personalizarse el plan de pagos de forma completa para los casos en los que lo considere oportuno.
Beneficiarios
Las ventas se realizarán a los clientes que se tengan creados en la aplicación, aunque de manera opcional se podrá indicar quienes son los beneficiarios de la misma (de entre los alumnos que se tengan en la base de datos).
Descuentos y recargos
El proceso de venta de productos y servicios, al igual que el de matriculación, permite aplicar descuentos o recargos predefinidos o personalizados.
Impreso de contrato
Personaliza el contrato de compra-venta a tu gusto con el gestor de impresos de aGora.
Integra aGora con tu tienda en línea
Si dispones de la extensión aGora.enrollMe, podrás recibir directamente en aGora ERP las ventas de productos o servicios no docentes realizadas en tu web, sin que tus empleados tengan la necesidad de darlas de alta manualmente. Lo único que tendrás que hacer es validarlas y se convertirán automáticamente en ventas en firme dentro de la aplicación.
Además, si tienes cuenta en Stripe™ podrás enlazar tu tienda web con nuestra pasarela de pago para pedir el pago en línea mediante tarjeta de crédito de dicha compra.
Ingresos y cobros
Gestión de adeudos
Gestiona los adeudos de tu centro. Podrás emitir nuevos, modificar los existentes, eliminarlos o imprimir recibos entre otras cosas. Sabrás en todo momento lo que te deben tus clientes.
Generación de adeudos
La aplicación generará todos los adeudos pendientes de emisión hasta la fecha que le indique el usuario con un solo clic de ratón. Podrás gestionar los ingresos de tu centro de forma muy cómoda, ya que aGora te ayuda a mantener actualizada la deuda que tus clientes tienen con tu centro.
Emisión de facturas
Puedes emitir facturas de los adeudos que desees. Además, podrás gestionarlas de forma completa (varias series, facturas rectificativas, modificación de datos, impresión masiva, ...).
Gestión de cobros
Podrás gestionar los cobros realizados, anularlos o mostrar un resumen de del total de cobros agrupados según la forma de cobro.
Domiciliación de adeudos SEPA
Puedes realizar un proceso de cobro automático de adeudos pendientes cuya forma de cobro indicada sea la domiciliación bancaria. El programa emitirá el fichero estandarizado de Adeudos Directos SEPA (SDD) que se podrá enviar a tu banco para que se ingrese en tu cuenta la cantidad que te deben los clientes de forma automática.
Cobros con tarjeta
También podrás realizar cobros automáticos por tarjeta de crédito de los adeudos pendientes, emitiendo el fichero estandarizado del sistema 4B.
Acepta pagos en línea con tarjeta
Con la extensión aGora.webPayments y una cuenta gratuita en la plataforma de pagos Stripe™, podrás enviar desde aGora un enlace por email o SMS a tus clientes que les permitirá pagar sus adeudos, vencimientos de adeudo o facturas pendientes en línea con un solo clic y su tarjeta de crédito.
Publica facturas en línea para tus clientes
Con la extensión aGora.connect puedes publicar tus facturas para que los clientes puedan descargárselas desde la web. Los clientes recibirán un aviso cada vez que se publique una factura suya.
TicketBAI y Zuzendu (para País Vasco)
Con aGora ERP podrás trabajar con las facturas según la normativa TicketBAI de las diputaciones forales vascas, permitiendo al usuario generar de manera automatizada un fichero XML con las características demandadas por dicha normativa. Este fichero se firmará con un certificado digital provisto por el centro, y se enviará automáticamente a la diputación para que conste en sus listados de facturas.
También se permite generar y enviar a la diputación ficheros ZUZENDU de modificación y subsanación. Estos ficheros corrigen posibles errores en los envíos de las facturas TicketBAI, pero que no requieran la generación de una factura rectificativa.
Gastos y pagos
Gestión de gastos
Puedes llevar un control total de los gastos de tu centro con aGora. Podrás imputar los gastos a los grupos, de modo que se tenga en cuenta para los cálculos de rentabilidad que realiza el programa.
Gastos de personal
Con aGora podrás controlar también el gasto del personal de tu centro.
Gestión de pagos
La gestión de pagos permitirá que tengas en cuenta los diferentes pagos que tienes que realizar de los gastos que has introducido en el programa.
Pago de nóminas SEPA
Podrás emitir el fichero de transferencias/nóminas con el formato estandarizado de Transferencias SEPA (SCT).
Tesorería
Configuración de cajas
Podrás gestionar tantas cajas como desees y hacerlo de forma sencilla.
Gestión de caja
Visualiza al instante todos los movimientos de cada una de tus cajas. Localiza rápidamente un apunte por su fecha, importe, concepto ... El programa introduce, de forma automática, en caja los movimientos de entrada o salida que se realizan mediante cobros o pagos en metálico. Además, podrás realizar entradas y salidas manuales de caja.
Arqueo de caja
Mediante el proceso de conciliación o arqueo, podrás contrastar los valores registrados en aGora con la caja física.
Configuración de cuentas
Puedes crear tantas cuentas bancarias como quieras y gestionarlas de forma sencilla con aGora.
Gestión de cuentas bancarias
Aprovecha que aGora introduce de forma automática todos los cobros y pagos que se realizan mediante banco y controla de forma completa tu tesorería. También podrás realizar entradas y salidas manuales de las cuentas bancarias para reflejar el resto de operaciones.
Conciliación bancaria
Con el proceso de conciliación bancaria podrás contrastar los valores registrados en aGora con los tus extractos bancarios.
Firma electrónica (requiere aGora.SignRequest)
Firma cualquier documento
Selecciona cualquier documento generado o adjuntado en aGora ERP (contratos, facturas, presupuestos, etc.) y envía una solicitud de firma a los destinatarios que tu elijas de entre tus alumnos, clientes o profesores.
Añade adjuntos
Tanto el centro como el destinatario pueden adjuntar documentos a una solicitud de firma. Además, puedes hacer que los archivos adjuntos del firmante sean obligatorios para que los firmantes no olviden subir la información necesaria.
Desde cualquier dispositivo
Tus alumnos, clientes o profesores podrán firmar en línea los documentos desde su teléfono móvil, ordenador o tableta. Elige entre dibujar o subir una firma o que simplemente escriban su nombre.
Plantillas
Creando tus plantillas de documentos en aGora ERP, podrás ahorrarár mucho tiempo al generar las solicitudes de firma.
Seguridad
Todos los documentos enviados y firmados registrarán la dirección IP, el email, una marca de tiempo, etc..., garantizando una auditoría segura. Además, si se desea, adquiriendo un pack de verificación mediante SMS de aGora.SignRequest, se puede añadir una capa de seguridad adicional para los documentos más confidenciales.
Legalidad
Las firmas con aGora.SignRequest además de seguras son legalmente vinculantes gracias al certificado ISO 27001 y al cumplimiento del RGPD y eID.AS.
Consultas y estadísticas
Más de 400 consultas
La aplicación te ofrece más de 400 consultas predefinidas. Las consultas te mostrarán datos cruzados de diversas tablas, de forma que podrás ver rápidamente, por ejemplo, los alumnos que acuden a un grupo, los clientes con adeudos pendientes de cobro y que cobras en metálico o todas las solicitudes realizadas por un empleado concreto.
Más de 110 estadísticas
Con aGora se ofrecen más de 110 estadísticas. Te mostrarán datos interesantes con gráficas que podrás personalizar para imprimirlas a tu gusto.
Listados jerárquicos
Esta opción especial de las ventanas de consulta te mostrará mediante el gestor de impresos un listado con todos los datos agrupados por subconjuntos según una característica determinada. Por ejemplo, la ventana de consulta de "Alumnos por grupo" mostrará un listado en el que podrás ver todos los alumnos agrupados por los grupos a los que asisten.
Gestor de impresos
Personaliza tus impresos
A partir de aGora Silver, todos los impresos del programa son personalizables por parte del usuario, desde un listado de alumnos hasta el impreso de la factura.
Vista de diseño
Desde la vista de diseño del gestor de impresos que incluye la aplicación, podrás modificar cualquier documento. Añade o modifica los elementos que quieras (etiquetas, campos, imágenes, códigos de barras,...). Modificar la fuente de un campo, o el color de una etiqueta, añadir líneas o cuadrículas o insertar texto enriquecido son algunas de las muchas cosas que podrás hacer con el potente gestor de impresos de la aplicación.
Vista preliminar
Desde la vista preliminar verás cómo queda el diseño de tu impreso y además podrás imprimirlo o exportarlo a formatos estándar, como PDF, HTML, RTF...
Cinta de opciones
Interfaz más sencillo
La cinta de opciones constituye una importante evolución con respecto a las viejas interfaces de menús. Está diseñada para ayudar a que encuentres más fácilmente las opciones necesarias para completar cualquier tarea. Esta forma de organizar las tareas que se realizan con la aplicación, simplifica más que nunca su uso.
Pestañas o solapas
Los comandos se organizan de forma lógica en diversas pestañas o solapas. Cada una de las pestañas incluye las opciones relacionadas de un tipo concreto. Por ejemplo, en la pestaña "Comercial" están las opciones necesarias para realizar y gestionar tareas comerciales, como la agenda, el gestor de solicitudes o la creación de presupuestos.
Grupos de acciones
Las distintas pestañas se dividen en grupos lógicos de funciones. Cada grupo está relacionado con un tipo de actividad. Por ejemplo, el grupo oferta académica de la pestaña "Académico" incluye las opciones para crear cursos, grupos, asignaturas y todo lo relacionado para crear la oferta académica del centro.
Botón aGora
Con este botón tendrás un acceso rápido a algunas opciones especiales de la aplicación, desde la configuración principal del programa (el panel de control y el asistente), hasta las opciones de "Mi aGora" ("mi gestión", "mi agenda" o "mis avisos para hoy"), pasando por acceso a las opciones de soporte y ayuda.
Barra de mensajes
Con esta barra la aplicación te muestra avisos cuando existen tareas o alertas importantes que requieren de una acción por tu parte.
Ventanas de lista
Ordenación múltiple
Puedes ordenar por múltiples columnas de forma ascendente o descendente con un solo clic de ratón.
Búsqueda rápida
Con sólo introducir el texto que deseas buscar en la caja de búsqueda, te aparecerán las filas que tienen ese texto en cualquiera de las columnas que se muestran en la ventana.
Agrupación de datos
Puedes agrupar las filas de las ventanas de lista simplemente arrastrando la columna por la que deseas agrupar a la caja de agrupación. De este modo, por ejemplo, podrás ver la ventana de lista de alumnos agrupada por la provincia en la que residen en tan solo un instante.
Cambiar el tamaño, quitar o reordenar las columnas
En las ventanas de lista de aGora podrás cambiar el tamaño de las columnas, quitar las que no te interesen y ordenarlas a tu gusto.
Selector de campos
En las ventanas de lista no aparecen todos los campos disponibles, ya que algunos están ocultos. Con el selector de campos podrás mostrar en cualquier momento las columnas ocultas que te interesen.
Panel de tareas
Las principales ventanas de lista cuentan con un panel de tareas que te permitirá realizar de forma sencilla algunas de las tareas más comunes sobre el registro o registros seleccionados. Por ejemplo, desde la ventana de lista de "Fichero de clientes" podrás crear un presupuesto para entregarle, ver su calendario académico o asignarle un comercial entre otras cosas.
Filtros avanzados
Con el asistente para realizar filtros podrás ver un subconjunto de los datos que te muestra una ventana. Podrás personalizar los requisitos que quieres que se cumplan de forma rápida. Además, esos filtros podrás parametrizarlos y una vez creados reutilizarlos cuantas veces quieras.
Gestiones avanzadas
Todo a tu alcance
Las ventanas de gestión avanzada te muestran todos los datos relacionados de un modo global e intuitivo. Es una potente ventana que permite que tengas una visión de conjunto de un alumno, cliente, empleado (con sus variantes de profesor y comercial), curso, grupo, aula o material.
Trabajo centralizado
Desde las ventanas de gestión avanzada de aGora podrás efectuar también las mismas operaciones que en el resto de ventanas. Así, sin salir de esa ventana podrás realizar muchas de las tareas que permite realizar aGora sobre un solo registro, desde matricular a un alumno, a cobrar un adeudo pendiente, pasando por la posibilidad de ver estadísticas.
Asistente
Primeros pasos
El asistente de aGora te ayudará a dar los primeros pasos con el programa y lograr de forma sencilla una correcta configuración inicial de la aplicación, de forma que el posterior trabajo lo puedas realizar de forma más sencilla y rápida.
Centro de mandos
Con el asistente podrás acceder rápidamente a los principales apartados para el manejo del programa de forma sencilla y ordenada. De este modo, te harás con los conceptos básicos de la aplicación de forma intuitiva y podrás utilizar siempre este asistente como centro de mandos de la aplicación.
Alertas y tareas
El asistente te mantendrá informado de los posibles conflictos que detecta, advirtiendo si faltan datos importantes para el correcto manejo de aGora. Aparecerán una serie de alertas que nos explicarán los problemas detectados, sus consecuencias y como subsanarlos. En las alertas más importantes aparece delante del texto de la alerta un signo de exclamación (!) de color rojo, mientras que para las menos importantes aparece una i minúscula de color azul.
Generador de extensiones
Subprogramas
Podrás crear tus propios subprogramas (basados en tablas de datos) enlazados con aGora. De este modo puedes ampliar el programa y gestionar aspectos no incluidos, como estancias en el extranjero, etc. Los subprogramas pueden estar enlazados con la aplicación original o entre sí, de modo que varios de ellos enlazados pueden llegar a construir una gestión medianamente compleja.
Consultas
Además de las más de 400 consultas prediseñadas incluidas en aGora, podrás crear tus propias consultas sobre los datos de la aplicación o tus propios subprogramas. Todo con la ayuda de sencillo interfaz para creación de consultas. También es posible incluso realizar consultas directas sobre las tablas del programa utilizando el lenguaje de acceso a bases de datos relacionales SQL.
Estadísticas
Además de las más de 110 estadísticas prediseñadas que incluye aGora, puedes crear tus propias estadísticas por vínculo o fecha e incluir en ellas gráficas. Las estadísticas muestran resultados de totales, con lo que verás datos globales, no detallados. Por ejemplo, el número de estancias que hay por fechas o el número de estancias que hay por cada hogar de acogida, etc.
Integración con terceros
MailChimp©
Con la extensión aGora.MailChimp podrás enlazar aGora con tu cuenta de MailChimp©. Así, podrás usar los datos de las consultas de aGora o las ventanas de lista pertinentes (alumnos, clientes, solicitudes o empleados) para poblar tus listas de MailChimp© con los datos contenidos en las mismas, para evitar el trabajo de tener que rellenarlas a mano. Además, podrás crear segmentos que dividan las listas de MailChimp© según criterios de tu elección, facilitando el envío de campañas a subconjuntos de tus listas.
Una vez en MailChimp© podrás escoger entre una gran cantidad de diseños gratuitos, o crearte uno propio, y lanzar una campaña, ya sea de modo inmediato o programándola para una fecha y hora determinadas.
Finalmente podrás consultar desde aGora los resultados de tus campañas de MailChimp©, mediante detallados informes de la campaña y resultados de la misma (quienes han abierto el email, si ha hecho clic en alguno de los links del mismo, etc.).
Moodle™
Con la extensión aGora.Moodle podrás enlazar tu software de gestión aGora con el popular LMS (Learning Management System).
Gracias a ello podrás mantener sincronizados ciertos apartados entre ambas plataformas como por ejemplo los alumnos, los profesores, los cursos, la asignación de profesores a grupos/cursos o la inscripción de alumnos a grupos/cursos.
Telefonía IP
Integra aGora con tu solución de telefonía IP (Skype™, Aircall©, etc.) y realiza llamadas directamente desde la ficha de alumno, cliente o personal. Además, si utilizas Aircall© podrás identificar los autores de las llamadas entrantes al descolgarlas y acceder a su ficha fácilmente.
Nota: La versión cloud solo enlaza con Aircall©
Configuración
Panel de control
Mediante el "Panel de control" podrás configurar y adaptar a tu medida diversas opciones y aspectos de funcionamiento de la aplicación. Podrás adaptar desde valores de optimización y rendimiento, hasta la configuración para el envío de SMS, pasando por la configuración de los procesos de asistencia y docencia.
Baremos
Además del panel de control, cuentas con una serie de datos auxiliares completamente personalizables que constituyen el sistema de medidas que utilizará el programa. Podrás personalizar datos como el tipo de grupo, el tipo de evento o el plan de vencimientos, entre otras muchas opciones.
Seguridad
Multiusuario
La aplicación es multiusuario, permitiendo que crees tantas cuentas de usuario como desees.
Registro de operaciones
Cada cuenta de usuario se vincula a un empleado de tu centro y el programa mantiene un registro de que cuenta y desde qué ordenador se realizan las operaciones más sensibles, como por ejemplo, la emisión o el cobro de adeudos.
Acceso por contraseña
Cada una de las cuentas de usuario que crees tendrá su propia contraseña, manteniendo tus datos protegidos.
Grupos de usuarios
Podrás crear todos los grupos de usuarios que desees. Esto hará más sencilla la administración de los permisos que puedes conceder a cada cuenta de usuario de aGora.
Permisos
Con aGora puedes definir los permisos de acceso a los distintos apartados de la aplicación. Los permisos se definen para un grupo de usuarios. Todas las cuentas de usuario que pertenezcan a ese grupo tendrán los mismos permisos.
Niveles de acceso
En aGora existen hasta cinco niveles de acceso, los habituales de "total", "sólo lectura" o "sin permiso" y además, para algunos apartados, tendrás los de "sólo lectura de datos propios" y "permiso total de datos propios". Con estos permisos especiales podrás hacer, por ejemplo, que un profesor pueda entrar al programa a ver las calificaciones, pero solo aquellas que son de los alumnos que van a los cursos que éste imparte.
Cambio rápido de usuario
Con esta característica podrás ausentarte momentáneamente, dejando la aplicación con un solo clic en la ventana de entrada de usuario y contraseña, sin tener que cerrar aGora para mantener tus datos seguros cuando te levantas de tu puesto de trabajo.
Mantenimiento
Guardado automático
Cuando se crea, se modifica o se elimina un dato o registro, la aplicación guarda de forma automática esos cambios. Así, no tendrás que acordarte de estar guardando los datos cada cierto tiempo.
Copias de seguridad
La herramienta de copia de seguridad de aGora te permitirá realizar copias de tus datos, que en caso de problemas podrás restaurar. Es importante utilizar esta herramienta y que protejas tus datos ante posibles pérdidas por cualquier causa (robo, caídas de tensión, equivocaciones irrevocables, ...).
Actualizaciones
Con aGora estarás constantemente mejorando tu gestión. Cada nueva versión de la aplicación incluye mejoras que podrás aprovechar. El programa te avisará cuando existe una nueva versión y podrás descargarla e instalarla en tan solo unos instantes con la ayuda del asistente de actualización.
Compactación de bases de datos
La propia aplicación se encarga de realizar periódicamente auto-compactaciones de tus bases de datos para asegurar la estabilidad, mejorar su rendimiento, prevenir errores de corrupción de ficheros y reducir el tamaño ocupado en disco. También existe la posibilidad de realizar este proceso de forma manual desde aGora.
Ayuda y soporte
Completo manual de usuario
La aplicación incluye un amplio manual de usuario que apoyado con multitud de capturas y ejemplos ayudan al usuario a entender el funcionamiento de la aplicación.
Ayuda contextual
Además del manual podrás obtener ayuda desde los iconos con forma de interrogante disponibles en las distintas ventanas de la aplicación. Esta ayuda te mostrará de forma específica la ayuda disponible para la ventana en la que te encuentres.
Servicio de soporte
Contamos con dos niveles de servicio de soporte técnico, ofrecido por asesores especialistas en aGora. El servicio de Soporte Estándar y el servicio de Soporte Premium, que da una cobertura ampliada y personalizada para que saques el máximo partido a tu aGora.
